IST‑Zustand: Wissen verteilt, Suche langsam, Risiko bei „öffentlichen“ Tools
Teams mussten Informationen über viele Quellen zusammensuchen: SharePoint‑Libraries, PDFs, Vorlagen, Excel‑Listen, Wikis und Prozessdokumente. In der Praxis bedeutete das: Dokumente wurden nicht gefunden, oder es tauchten veraltete Versionen auf – mit der Folge, dass Entscheidungen auf falschen Informationen basierten oder erneut geprüft werden mussten. Statt einer klaren „Single Source of Truth“ gab es viele Ablageorte, unterschiedliche Namenskonventionen und wechselnde Zuständigkeiten. Weil die Suche oft nicht schnell genug zum Ziel führte, wurde häufig „einfach jemand gefragt“ – Kolleg:innen, die das Thema vermeintlich kennen. Das unterbrach die Arbeit, führte zu wiederkehrenden Rückfragen und sorgte mit der Zeit für spürbare genervte Reaktionen („Schon wieder dieselbe Info…“). Besonders im Onboarding und im Support kostete das unnötig Zeit: Informationen wurden mehrfach gesucht, mehrfach erklärt und mehrfach dokumentiert. Gleichzeitig war klar: Sensible Inhalte dürfen nicht in öffentliche KI‑Tools – erforderlich sind Governance, Zugriffskontrolle und Betrieb im eigenen Azure‑Tenant.
