IST‑Zustand: Beschaffung per E‑Mail/Excel, unklare Freigaben, wenig Nachvollziehbarkeit
Beschaffungsanfragen wurden in der Praxis „irgendwie“ gestellt: per Mail, Teams‑Chat oder als Excel‑Zeile. Je nach Betrag und Kostenstelle waren andere Personen zuständig – aber das war selten eindeutig. Ergebnis: Rückfragen („Wer muss das freigeben?“), Nachhaken bei Abwesenheiten, parallele Versionen und fehlende Standards bei Anlagen (Angebote, Spezifikationen, Begründungen). Die Dokumentation war aufwändig: Nachweise mussten manuell zusammengetragen und in Ordnern abgelegt werden. Für das Controlling war es schwer, einen sauberen Überblick zu bekommen: Welche Anträge sind offen? Wo hängen sie? Welche Kostenstellen belasten sie? Wie lange dauern Genehmigungen im Schnitt? Und welche Bestellungen wurden tatsächlich ausgelöst? Gerade bei wiederkehrenden Beschaffungen kostete das unnötig Zeit – und machte es schwer, Prozesse zu steuern und auditfähig zu dokumentieren.
